Віртуальні номери для бізнесу: як підвищити ефективність комунікацій

Традиційні телефонні послуги вже не допомагають, а створюють бізнесу цілий клубок проблем: дзвінки губляться між відділами, співробітники повідомляють особисті номери клієнтам, інформація про контакти не фіксується в бізнес-системах. Власники змушені переплачувати за обладнання, міжнародний та міжміський звязок, при цьому не маючи можливості відстежувати ефективність комунікацій. Віртуальні номери розв'язують ці проблеми комплексно, забезпечуючи зниження витрат, анонімність персоналу та повну інтеграцію з корпоративними системами.

Що таке віртуальні номери і як вони працюють

Віртуальний номер телефону — це номер, що не прив’язаний до SIM картки або фізичного пристрою. Він працює через Інтернет, що дозволяє здійснювати та приймати дзвінки без використання традиційних телефонних ліній та локального обладнання. Для здійснення дзвінків використовується SIP-протокол — універсальний стандарт для IP-телефонії, який забезпечує передачу голосових даних у вигляді цифрових пакетів.

Бізнес отримує зниження витрат через відсутність потреби в фізичних телефонних кабелях та спеціальному обладнанні. Дзвінки на SIP-номери в межах однієї телефонної мережі безкоштовні.

Візуально SIP-номери нічим не відрізняються від звичайних:

міські номери (наприклад, віртуальний номер Одеси з кодом 048);
мобільні номери будь-яких операторів;
номери 0800, на які клієнти телефонують безкоштовно.

Коли хтось дзвонить на віртуальний номер, дзвінок надходить до оператора телефонних послуг. Він направляє виклик на сервер віртуальної АТС, звідки виклик переадресовується залежно від налаштувань. Наприклад, при паралельній переадресації дзвінок одночасно надійде на всі визначені номери чи напрямки.

Переваги використання віртуальних номерів для бізнесу

Ключова відмінність віртуальних номерів від традиційних — багатоканальність. На один віртуальний номер може одночасно надходити до 100 викликів. Завдяки цьому бізнес може підключити функції та інструменти, які дозволяють покращити ефективність комунікацій з клієнтами.

Черга дзвінків. Якщо всі оператори зайняті, система залишає дзвінок на лінії та повідомляє клієнту інформацію про місце в черзі та приблизний час очікування. Щойно хтось з менеджерів звільниться, до нього надійде перший в черзі виклик. Якщо налаштовано пріоритети, то спочатку буде опрацьовано важливіші дзвінки. Це допомагає уникнути пропущених звернень та оптимізує навантаження в пікові години.
IVR. Це інструмент для автоматичного розподілення викликів. Голосове меню повідомляє список з доступних департаментів або співробітників та відповідні їм номери. Щойно клієнт натисне на клавіатурі вибраний номер, система перенаправить виклик до потрібного відділу чи спеціаліста.

Як віртуальні номери допомагають зберігати анонімність

Анонімність у бізнес-комунікаціях — це насамперед корпоративна безпека, а також розмежування особистого й робочого простору працівників. Віртуальні номери створюють буферну зону між співробітниками та клієнтами дозволяють комунікувати з користувачами, не розкриваючи особисті телефонні номери.

Оператори спокійно працюють, знаючи, що клієнти не звертатимуться приватно в неробочий час. Це знижує стрес та плинність кадрів. В разі звільнення співробітника всі робочі контакти залишаються в компанії — достатньо змінити налаштування у віртуальній АТС. Це захищає бізнес від втрати клієнтів, які можуть піти за менеджером, а також позбавляє звільненого працівника зайвих клопотів.

Інтеграція віртуальних номерів з іншими бізнес-системами

Інтеграція віртуальних номерів з CRM дозволяє синхронізувати всі дані про клієнтів та історію взаємодій у єдиній базі. Це підвищує ефективність комунікацій і автоматизує рутинні процеси.

Що саме отримує бізнес після налаштування інтеграції:

після першого дзвінка в системі автоматично створюються угоди та контакти;
якщо виклик було пропущено, створюється завдання «Передзвонити»;
запис розмови автоматично прикріплюється до картки угоди;
спеціаліст бачить ім’я клієнта відразу під час виклику тощо.

Реальний приклад використання віртуальних номерів

EnglishCloud — це бюро перекладів, яке вже обслужило близько 50 підприємців та державних установ. Компанія щодня приймає дзвінки від потенційних замовників, оскільки телефон — основний канал комунікації для обговорення специфіки перекладів, цін, термінів виконання робіт.

Засновник Давід Ковальські спочатку використовував особистий мобільний номер, але це створювало проблеми: важко було розділити особисті та робочі дзвінки, клієнти телефонували в незручний час, а фіксація викликів у CRM займала багато часу. Ringostat допоміг підключити віртуальні номери п'яти країн: Польща, США, Австралія, Канада, Нова Зеландія, що значно підвищило довіру локальних клієнтів та ефективність комунікацій.

Телефонні послуги тепер включають голосове меню (IVR) трьома мовами, автовідповідач для неробочого часу та автоматичну інтеграцію з CRM. Рішення допомогло знизити витрати на обробку дзвінків, автоматично створювати контакти та завдання для зворотних дзвінків. Завдяки бізнес-системі Ringostat власник більше не втрачає клієнтів та може ефективно планувати розширення на міжнародні ринки.

Вибір віртуального номера для вашого бізнесу

Вибір віртуального номера залежить від потреб вашого бізнесу.

Якщо ви працюєте в Україні, під'єднайте місцеві SIP-номери. Співгромадяни, які бачитимуть знайомий код країни, відчуватимуть довіру до бізнесу.
Маючи покупців на міжнародних ринках, підключіть номери їх країни. Наприклад, якщо ви знаходитесь у Львові, а вам телефонують з Берліну та Кракова, під’єднайте німецькі та польські віртуальні номери. Користувачі з інших країн сплачуватимуть за дзвінки за місцевим тарифом.
Під’єднайте номер 0-800, щоб отримати ще більше лояльності та дзвінків. Клієнти цінуватимуть, що бізнес бере на себе витрати за спілкування.

У підсумку, віртуальні номери стають стандартом сучасного бізнесу. Статистика CallGear показує, що 85% клієнтів не перетелефонують після пропущеного дзвінка. А ChrisHenry наводить дані, що швидка реакція на пропущений виклик може збільшити конверсію на 391%. Зниження витрат, покращення ефективності комунікацій та можливість масштабування роблять віртуальні номери необхідним інструментом для зростання бізнесу.