Архівний відділ переповнений

Шляхом реорганізації міського державного архіву, що діяв у м. Чернігові з 1 жовтня 1930 року, 19 червня 2002 року створено архівний відділ Чернігівської міської ради

У березні 2009 року відділу передано документи ліквідованого трудового архіву міської ради.

Про роботу архівного відділу Чернігівської міської ради інформував на розширеній міській нараді начальник відділу Геннадій Крисько.

Повідомляє відділ зв’язків з громадськістю міської ради.

Відділ здійснює свою діяльність відповідно до річних планів розвитку у місті архівної справи та планів роботи, затверджених секретарем міської ради. З питань виконання делегованих повноважень у галузі архівної справи і діловодства відділ підконтрольний Державному архіву Чернігівської області та Державній архівній службі України.

У межах своєї компетенції відділ забезпечує реалізацію на території міста державної політики у сфері архівної справи та діловодства; здійснює поповнення Національного архівного фонду документами, що мають місцеве значення; забезпечує облік та зберігання архівних справ; приймає на зберігання документи від ліквідованих установ, підприємств та організацій міста, які не мають правонаступників; використовує архівну інформацію, що зберігається у відділі для потреб фізичних і юридичних осіб та громадян.

Міською радою надано архівному відділу три приміщення по вул. Магістратська, 7, вул. Мстиславська, 8 та вул. Коцюбинського, 74, загальною площею 417 кв. м. У приміщеннях обладнано 12 архівосховищ. Встановлені стелажі протяжністю 1085 погонних метрів. Ступінь заповнення стелажного обладнання документами Національного архівного фонду складає 100 %, а документами ліквідованих юридичних осіб - 98 %. У зв'язку з цим, відділ не має можливості приймати на постійне зберігання від юридичних осіб міста документи Національного архівного фонду, що зберігаються понад встановлені строки. На сьогодні в установах зберігається більше двох тисяч таких справ.

Станом на 3 жовтня 2012 року у архівному відділі в 522 фондах зберігається 59144 справи. З них 30814 одиниць зберігання - документи з особового складу 443 ліквідованих юридичних осіб міста. За десять років чисельність справ, що зберігаються у відділі, зросла у три рази, а справ з особового складу - у десять разів. Викликає занепокоєння тенденція значного збільшення кількості одиниць зберігання, що надійшли до архівного відділу за останній час. Якщо у 2010 році відділом прийнято на зберігання від 18 ліквідованих підприємств, установ та організацій 1 тисяча 417 справ, то за 2011 рік від 51-одної установи – 7 тисяч 698 справ, У поточному році 50 юридичних осіб передали нам на зберігання 3376 справ.

Постійне зростання документів Національного архівного фонду та документів ліквідованих юридичних осіб, що надходять на зберігання до відділу, привело до переповнення архівосховищ та до значного збільшення обсягу звернень громадян і запитів юридичних осіб.

Одним із пріоритетних напрямків роботи відділу є вирішення питань, порушених у зверненнях громадян. У 2012 році розглянуто 1712 звернень. З них 1596 вирішено, а по 116 надано роз’яснення. Громадяни зверталися щодо пошуку рішень міської та районних у місті рад, їх виконавчих комітетів, розпоряджень міського голови, документів ліквідованих юридичних осіб, надання витягів, архівних копій, довідок та інших питань архівної справи.

У поточному році 112 посадовим особам місцевого самоврядування, державним службовцям, краєзнавцям, працівникам правоохоронних органів, іншим користувачам надано для ознайомлення у відділі 572 архівні справи.

Відділом також розглянуто 79 документів з питань діяльності, що надійшли від органів державної виконавчої влади, органів місцевого самоврядування та 281 лист від юридичних осіб.

Всі листи, звернення та запити розглянуті у встановлені законом строки.

Відділом уточнені списків юридичних осіб – джерел комплектування та формування Національного архівного фонду. До списків внесено 45 юридичних осіб міста. За документами міської ради підготовлено та розгорнуто у робочій кімнаті відділу виставку архівних документів «Україна: серпень-вересень 1991 року» до 21-ї річниці проголошення незалежності України.

Посадовими особами відділу постійно надається практична допомога працівникам діловодних, експертних та архівних служб юридичних осіб міста щодо складання номенклатур справ, описів, актів, інших питань з архівної справи і діловодства. За 9 місяців 2012 року надано 255 консультацій.

За 9 місяців 2012 року проведено 7 засідань експертної комісії архівного відділу. На засіданнях розглянуто 281 документ 114 юридичних осіб. У тому числі:

- 23 положення про архів та про експертну комісію;

- 2 інструкції з діловодства;

- 10 номенклатур на 3099 справ;

- річні розділи описів на 1497 справ з особового складу та на 1489 справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання 81 юридичної особи;

- 59 актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду 52 юридичних осіб на 42220 справ.

Для надання консультацій з питань архівної справи і діловодства архівний відділ активно використовує офіційний веб-портал Чернігівської міської ради та електронну адресу. У березні, травні та липні поточного року на веб-порталі поновлено інформацію про відділ та архівну справу і діловодство. Розміщено положення про архів та експертну комісію; вимоги до складання номенклатури справ та паспорту архіву установи; зразки бланків оформлення номенклатур, описів та актів; список фондів архівного відділу з документами постійного строку зберігання та список юридичних осіб – джерел формування Національного архівного фонду. Зазначені документи, розміщені на порталі, надають можливість всім бажаючим отримати інформацію з питань, що належать до компетенції архівного відділу міської ради.

Начальник архівного відділу особливу увагу звернув на нововведення у законодавстві щодо архівної справи.

Так, наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня поточного року № 578/5 затверджено новий Перелік типових документів, що створюються під час діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів. Перелік набирає чинності з 1 січня 2013 року. Документ розміщено на офіційному веб-порталі міської ради у розділі – нагальні питання – архівна справа і діловодство. При складанні у грудні номенклатур справ юридичних осіб на 2013 рік потрібно керуватися зазначеним Переліком.